Dobre życie

Jak się ogarnąć? Moje sposoby na lepszą organizację życia

07/06/2016

Nie będę udawać, że zawsze jestem świetnie zorganizowana, zawsze się umiem znaleźć, o wszystkim pamiętam, bo tak nie jest! Nie przepadam za rutyną, planami dnia, schematami i listami, ale ostatnimi czasy coraz gorzej jest mi ogarnąć wszystkie życiowe sprawy i wiem, że dobra organizacja to klucz do sukcesu. Jakiś czas temu prosiliście mnie o kilka wskazówek i chociaż nie uważam się za ogarnięte guru (wprost przeciwnie!), to postanowiłam skłonić się ku Waszej prośbie i spróbować odpowiedzieć na pytanie „Jak się ogarnąć?”. W tym poście znajdziecie moje sposoby na lepszą organizację życia.

Zapisuj wszystko co się da

Brakuje mleka w lodówce? Zapisz. Musisz odebrać buty od szewca w sobotę rano? Zapisz. Musisz przygotować kolokwium na przyszły poniedziałek? Zapisz. Kiedyś polegałam na swojej świetnej pamięci, ale zauważyłam, że wystarczy zapisać rzecz do zrobienia, by przestać się już nią tak martwić i niejako mieć ją z głowy. Eksperymentowałam z różnymi wielkościami notesów, ale najlepiej sprawdza się u mnie taki w formacie szkolnego zeszytu z białymi kartkami bez linii, który trzymam w twardej oprawce. Zapisuję tam wszystko co się da, nie tylko rzeczy do zrobienia, ale też krótkie myśli, słowa, idee. Często przerzucam zadania do wykonania z papieru do telefonu, by wspomóc się przypominaczem. Polecam prostą aplikację Todoist, która nie tylko w estetyczny sposób przypomina o tym, co trzeba zrobić, ale za każde wykonane – odhaczone – zadanie nagradza nas punktami Karmy. To taki mały bonus, który daje kopa. Listę zakupów tworzę w aplikacji Listonic, dzięki której mogę listą podzielić się z mężem, który częściej uzupełnia braki w lodówce.

Opisuj wszystko co się da

Zawsze trochę podśmiechiwałam się z tych wszystkich porad perfekcyjnych pań domu, które przyklejały etykietkę do każdego pudełka, segregatora, pojemnika z opisem tego, co można znaleźć w środku. Wydawało mi się to zupełnie zbędne i czasochłonne dopóki sama tego nie wprowadziłam w życie. Dzięki opisywaniu wszelkiego rodzaju pojemników życie naprawdę staje się prostsze! Nie muszę się zastanawiać, w którym segregatorze znajdę umowę z bankiem, a w którym certyfikaty ze szkoleń – każdy z nich jest dokładnie opisany. Zamiast godzinami szukać kserokopii ćwiczeń dla uczniów, wiem, że lepiej nadać im odpowiedni tytuł. Prowadzenie ewidencji zgromadzonych w zamrażalniku zapasów ułatwia kontrolę nad tym, co jeszcze jest zdatne do spożycia, czego jest za dużo i co już trzeba odmrozić i przerobić. Przyznaję, że nie zawsze jestem konsekwentna i zdarza mi się nie opisać jakiejś teczki czy nie włożyć dokumentów do odpowiedniego segregatora. Karą za lenistwo jest góra piętrzących się papierów, zapomnianych kserówek czy podwójnych kopii. Ten obszar planuję wyraźnie usprawnić i wiem, że będę opisywać wszystko, co się da, by zwyczajnie uprościć sobie życie.

Rób listy rzeczy do zrobienia

Jednym z moich nawyków, które udało mi się wypracować jest poranne tworzenie listy zadań do wykonania. Najczęściej robię to w aplikacji Todoist, o której wspomniałam wyżej. Początkowo planowałam rzeczy do zrobienia na papierze, ale kartki się gubiły, gniotły, a skreślenia wyglądały niechlujnie. Oprócz zadań na ten czy kolejny dzień mam stworzone zadania cykliczne, jak na przykład comiesięczne opłacanie telefonu, bieganie co drugi dzień czy codzienne wietrzenie mieszkania (bardzo ważne szczególnie zimą).

Zapisuj ważne daty w telefonie

Ja i pamięć do dat… Urodziny, wizyty u dentysty, umówione spotkania – wszystko muszę zapisywać, bo nie jestem w stanie ich zapamiętać. Kiedyś nosiłam ze sobą kieszonkowy kalendarzyk, ale muszę przyznać, że kalendarz w telefonie to jeszcze lepsza rzecz. O urodzinach i innych cyklicznych wydarzeniach przypomina alarm, a dzięki przejrzystemu widgetowi mam podgląd na to, co i o której mam zrobić oraz o której jestem na pewno wolna, by umówić się na spotkanie. Korzystam z Sunrise Calendar, bo jest po prostu ładny i intuicyjny. Niestety niedługo przestanie być wspierany i będę musiała się przerzucić na inną aplikację. Może podpowiecie mi swoje typy elektronicznych kalendarzy?

Wypracuj dzienne rytuały

Rytuał to nie jest moje ulubione słowo, wprost przeciwnie, jednak kiedy postępowałam według ustalonego, znanego schematu wydaje mi się, że życie było prostsze, spokojniejsze, bardziej zorganizowane. Odkąd porzuciłam poranny rytuał nagle w moje otoczenie wdarł się chaos, więc jestem przekonana, że to właśnie głównie poranny schemat działania tak dobrze na mnie wpływał.

Idealnie u mnie sprawdza się pobudka o 5 rano, godzina na pisanie, odpisywanie na maile, planowanie dnia. Następnie 15-20 minut jogi lub biegania, prysznic, śniadanie i spokojnie wypita kawa. Rytuał ten wypracowywałam stopniowo, próbując różne konfiguracje kolejności i czasu dla każdej z aktywności, aż wreszcie doszłam do idealnego poranka, który – co ciekawe – działał kojąco, a także dodawał energii i świetnie mobilizował do wykonywania zaplanowanych zadań. Bardzo żałuję, że wyszłam z wprawy i że niejako muszę zacząć od nowa, ale wiem, że warto. Taki mały rytuał wprowadza w życie wiele harmonii i spokoju.

Pozbądź się niepotrzebnych rzeczy

Cała Droga do minimalizmu bazuje na idei upraszczania życia, więc – między innymi – pozbywania się tego, co niepotrzebne. Przyjęcie postawy minimalisty naprawdę zmieniło moje życie. Dzięki uporządkowaniu otoczenia i pozbyciu się z domu tego, co niepotrzebne, zyskałam nie tylko cenną przestrzeń, ale również czas, który wcześniej traciłam na sprzątanie, układanie i poszukiwanie rzeczy zagubionych w czeluściach szaf. Polecam więc regularne sprzątanie i pozbywanie się tego, co zbędne, by zwyczajnie uprościć swoje życie.

Oszukuj wewnętrznego lenia

Jestem przekonana, że każdy ma swojego wewnętrznego lenia, tylko niektórzy umieją z nim świetnie walczyć, inni muszą się trochę napracować. Pewnie tak jak mnie zdarza Wam się walczyć z prokrastynacją – czyli tendencją do zostawiania wszystkiego na potem – ale nie zawsze jest to wygrana walka i zadania piętrzą się niemiłosiernie. Niektóre czynności nie należą do przyjemnych i odkładamy je w czasie, mając nadzieję, że nigdy nie będziemy musieli ich wykonać albo ktoś to zrobi za nas. Niestety najczęściej musimy się zmierzyć w nieprzyjemnościami i siedzieć po nocach, by zdążyć na czas.

Moja podpowiedź: oszukaj wewnętrznego lenia i wmawiaj sobie, że zadanie z czwartku jest do wykonania na wtorek. Tak, wiem, cały czas będziesz pamiętać, że do czwartku jeszcze czas, ale skoro chcesz coś zmienić w swoim życiu, to dla świętego spokoju zrób wszystko, co trzeba we wtorek. Z doświadczenia wiem, że jeśli we wtorek nie uda mi się wykonać założonego zadania, to w środę będę już bardzo mocno zmobilizowana, by to zrobić. Tym sposobem w czwartek się wyluzuję i będę miała czas na ewentualne poprawki. Nie wiem, dlaczego, ale jeśli uda mi się coś zrobić na kilka dni przed czasem, jestem bardzo zadowolona, wyluzowana, pewniejsza siebie. Warto więc robiąc poranną listę planów umieścić na niej zadanie, na które teoretycznie jeszcze jest czas, odhaczyć je wcześniej i cieszyć się brakiem psychicznych przeciążeń.

***

Nikt nie jest idealny. Myślę, że nawet najbardziej zorganizowani ludzie mają swoje momenty słabości, nie odkładają rzeczy na miejsce, od czasu do czasu zapomną coś zrobić, spóźnią się na spotkanie. Bardzo dobrze wiem, że jeśli nie umyję talerza, nie włożę ważnych papierów do teczki czy nie schowam ubrań z wczoraj do szafy wszystko to będzie się piętrzyć, psuć humor i narobi jeszcze więcej roboty. Sama lista porad jednak nie pomoże, jeśli nie uruchomimy naszej siły woli i nie zawalczymy o zmiany w swojej codzienności.

Jakie są Wasze sposoby na lepszą organizację czasu, pracy i życia? Które z wymienionych przeze mnie porad się u Was sprawdziły, a które zupełnie nie wypaliły? Proszę, podzielcie się tym wszystkim w komentarzach. Chętnie wprowadzę w życie kolejne usprawnienia.

Przeczytaj także

  • U mnie daty urodzin/imienin ważnych wydarzeń są w kalendarzu i wiszą na lodówce, w końcu w kuchni często się przebywa i zawsze spostrzeże się ważne wydarzenie. Spotkania/praca zapisuje w kalendarzu „kieszonkowym” + wizyty u lekarza. A reszta obowiązków? Nie robię list, bo i tak nie byłam w stanie zrealizować wszystkiego, a tylko mnie to stresowało. Teraz kieruję się w życiu priorytetami moimi własnymi, chcę być zdrowa – ćwiczę, chcę odpoczywać – śpię, czytam książkę, chcę się czegoś nauczyć – uczę się, chcę i lubię jeść – robię zakupy, gotuję;) Jest brudno – sprzątam. Ale bez przesady, na wszystko chcę mieć czas i wyznaję nie raz zasadę: „kusz leży, też poleżę”, gdy jestem bardzo zmęczona.

    • No i super! U mnie niestety przez budowę i prowadzenie firmy namnożyło się zadań do wykonania i bez listy nie umiałam tego ogarnąć… Ale co do sprzątania mam podobnie jak Ty :)

      • wioleta giza

        a ja mam roczny kalendarz przyklejony do wewnętrznej strony szafki w kuchni z datami, urodzin, imienin, rocznicami ślubów, dniami Babci, Ojca itd. Pomaga to też przy planowaniu miesięcznych wydatków.

  • Zwykle mam słomiany zapał. Potrafię szybko stworzyć taką listę a później… tracę motywację. Twój wpis znowu dał mi kopa żeby usiąść i stworzyć swój poranny rytuał, ale czy dam radę długofalowo? Mam nadzieję. Trzymaj kciuki :)

    http://brewilokwencja.blogspot.com

  • Manufaktura Zdjęć

    Ktoś kiedyś powiedział, że zapisanie marzeń skraca drogę do ich realizacji. Myślę, że podobnie jest z zadaniami czy obowiązkami – ich zapisanie, stworzenie listy, to już pierwszy krok do terminowej realizacji. Notes jest the best :) Miłego dnia!

  • Ola Russek

    Listy, listy i jeszcze raz listy! Zapisuję rzeczy, które mam do zrobienia danego dnia (realistycznie oceniając ilość zadań a dostępny czas). Mało co motywuje mnie bardziej niż wieczorne spojrzenie na kartkę z wykreślonymi pozycjami. To daje poczucie, że dzień nie był zmarnowany.
    Niezostawianie rzeczy na ostatnią chwilę naprawdę zmniejsza ilość stresu, ale rzeczywiście trzeba to wypracować.

  • Bardzo spodobał mi się sposób na lenia z przekładaniem z „czwartku na wtorek”. Mam jeszce pytanie z innej beczki. Jaką czcionką piszesz posty?:) (chodzi mi o styl)

  • Ja polecam aplikację Cal – odkryłam ją po kilku miesiącach korzystania z Any.do – takiego odpowiednika Todoist chyba. Cal synchronizuje się z Any.do i kalendarzem Google, a samo Any.do można obsługiwać z poziomu komputera :)

    • Dzięki za podpowiedź! Kiedyś słyszałam o Cal, ale wtedy wybrałam Sunrise Calendar. Any.do mi nie podpasował, ale przetestuję jeszcze raz :)

  • Aga

    Chciałam zapytać, której kładziesz się spać żeby wstać o 5?

    Moja największą bolączką, która rzutuje na cały dzień jest przerywany sen w nocy, bo synek nadal budzi się na karmienie.

    Pozdrowienia :)

    • Oj różnie, ale zazwyczaj ok. 22-23. Nigdy nie lubiłam przesiadywać po nocach. Pamiętam jeszcze te bezsenne noce, kiedy trzeba było wstawać do dziecka… wtedy wstawanie o 5 nie wchodziło w grę ;)

  • Jeżeli chodzi o elektroniczny kalendarz to polecam Fantastical (https://flexibits.com/fantastical-iphone). Kalendarze to jedno z moich zboczeń, przetestowałem chyba wszystkie i ten jest najlepszy :)

    • Dzięki za podpowiedź, ale widzę, że wspomniany przez Ciebie kalendarz jest tylko dostępny na iphony… Ja działam na Androidzie :)

  • Kasia a znasz system bullet journal? :) Ja go kocham bardzo i serdecznie polecam, u mnie na blogu masz w jednym poście wszystko wyjaśnione http://www.messyhead.pl/bullet-journal/ :)

  • Izabela Kornet

    Wszystko zapisuję… to cała ja :) Z pomocy telefonu w organizacji nigdy nie korzystałam, ale dwa tygodnie temu złamałam prawą rękę i nie mam wyjścia :D

    • O kurczę, to kuruj się szybko! I jak z telefonem? Lepiej, gorzej? Pewnie inaczej.

      • Izabela Kornet

        Zupełnie inaczej, ale po niecałych 3 tygodniach już przywykłam :)

  • Listonic muszę koniecznie wypróbować! Czasem robię listę zakupów w notatniku w telefonie i wysyłam ją sms-em do męża. Też zdaje egzamin. A w ogóle to jestem typem, który notuje. I im więcej zanotuje, tym rzadziej musi te notatki czytać. Nawet w ten sposób uczyłam się na studiach – poprzez notowanie na marginesie książki, w zeszycie lub na karteczkach typu post-it. Chyba chodzi o kinestetykę albo wzrokowe zapamiętywanie. Walka z prokrastynacją to trudna walka, ale Twoje rady wydają się być całkiem sensowne :)

    • Listonic jest bardzo dobry, wprawdzie ostatnio trochę za bardzo eksperymentują, ale jej podstawowe funkcje są świetne. Lista odświeża się w czasie rzeczywistym, więc często dopisuję coś jeszcze w czasie, kiedy Bartek robi zakupy i tym sposobem nie musimy do siebie ciągle dzwonić jak to bywało w przeszłości ;)

      • Kasia dzięki za korzystanie i polecanie naszej aplikacji :)
        Jeśli masz jakieś uwagi dotyczące funkcjonowania appki to daj nam znać. Bardzo chętnie je poznamy.

  • Zawsze lubiłam wszystko zapisywać, ale nie zawsze to doceniałam, a wręcz momentami czułam się z tym dziwnie. Tak jakby zapisywanie świadczyło o tym, że mam sklerozę i muszę wszystko zapisywać. A potem przeczytałam, że ludzie dobrze zorganizowani często korzystają z zapisywania i od razu poczułam się lepiej.
    Bardzo podoba mi się oszukiwanie lenia. :-D

    • Ja wprost przeciwnie – zawsze uciekałam od zapisywania, bo uważałam, że i tak zapamiętam. Oczywiście, pamiętałam, ale teraz doceniam fakt, że mam wszystko zapisane i nie muszę zaśmiecać pamięci różnymi datami i terminami.

  • w temacie alternatywy dla sunrise, to … mogę polecić tylko Google Kalendarz, którzy pod urządzenia mobilne wygląda rewelacyjnie a pod webem … ciut tragicznie

    • No właśnie nigdy nawet nie pomyślałam, żeby używać aplikacji do kalendarza Google, bo w przeglądarce wygląda tragicznie ;)

  • Gli

    Wunderlist najlepszy!!!

  • Jovanka

    Kasiu, a jak ogarniasz materiały dla uczniów? Walczę z tym trzeci rok, kserówki i segeregatory pękają w szwach, a ja ciągle nie mogę wypracować systemu, który by mi pomogł to wszystko czytelnie uporządkować. Uczę języka w kilku szkołach i nie mogę dojść z tym do ładu,

    • Oj, znam ten ból i cały czas z tym walczę. Na razie w miarę działa taki system: gramatyka w jednym segregatorze, reszta w drugim. Kserówki z gramy układam zgodnie z kolejnością wprowadzania na zajęciach, a kserówki z leksyki staram się segregować tematycznie. Planuję jednak w niedalekiej przyszłości całkowicie pozbyć się tych segregatorów, bo tak naprawdę większość z tych rzeczy mam w formie elektronicznej. Kiedyś zadałam sobie trud dokładnego skatalogowania wszystkich materiałów w wersji elektronicznej i bardzo szybko się umiem w tym znaleźć, na pewno szybciej niż w tradycyjnych segregatorach.

    • Jovanka

      Dziękuję pięknie za podpowiedź, zmobilizowałam się i skanuję od wczoraj :) Postanowiłam zacząć nowy rok szkolny z minimum papierów.

      • Ja właściwie też wzięłam się za przegląd tych moich segregatorów, bo jestem świadoma faktu, że i tak zawsze wszystko drukuję z pdfów. Tak nawet jest bardziej eko ;)

  • Ja jakiś czas temu zauważyłam, że gdy wypiszę sobie na liście to do, co mam zrobić, to robię dokładnie wszystko, tylko nie to co zapisane na liście :D To jest chyba wyższy poziom prokrastynacji. I teraz co prawda od czasu do czasu, aby oczyścić umysł, spisuję sobie w zeszycie wszystko co mi w głowie siedzi i wymaga mojego działania, ale nie wpisuję tego na jakiś konkretny dzień, więc jako takiej listy „to do” nie mam. Każdego dnia robię po prostu to, na co mam ochotę lub wymaga pilnej uwagi. Za to wieczorem wpisuję w kalendarzu, to co danego dnia zrobiłam. Dzięki temu nie mam, aż takich wyrzutów sumienia, jak kiedyś, gdy z mojej listy „to do” o kilkunastu pozycjach do zrobienia, odznaczałam jako wykonane tylko kilka z nich :-) Każdy sposób ponoć dobry, aby dotrzeć do celu :-) Kawał dobrej roboty widzę w tym wpisie :-) Wiele napisano już o dobrej organizacji, ale tutaj opisałaś wszystko szczerze, z własnego doświadczenia i konkretnie. Pozdrawiam serdecznie !

    • Myślę, że byłoby najlepiej, żeby każdy znalazł swój sposób osiągania zaplanowanych celów. Twój sposób też jest świetny i najważniejsze, że u Ciebie działa :)